Política de Privacidad de Aprio Colombia S.A.S.

Nosotros, en Aprio Colombia S.A.S., debidamente identificados con NIT 901.740.278 - 3 (en lo sucesivo denominado “Aprio” o la “Compañía”), valoramos y respetamos su privacidad. Le agradecemos su visita a nuestro sitio web y el tiempo e interés que ha invertido en navegar a través de nuestras distintas páginas y contenido. Asimismo, valoramos la seguridad y confianza que ha depositado en nuestra compañía bajo cualquier capacidad y como visitante de nuestro sitio web. Esta Política de Privacidad pretende explicarle los siguientes puntos: (1) la forma como vamos a procesar y manejar la información personal que usted nos va a suministrar cuando se registra en nuestro sitio, solicita cualquier servicio, realiza alguna consulta o envía una consulta o aplicación,  o utiliza cualquier función de este sitio que conlleva a que usted revele información personal; y (2) las opciones que se encuentran disponibles para usted en lo que se refiere al manejo de su información personal.

Al visitar nuestro sitio web y/o suscribirse a cualquiera de nuestros servicios (por tanto, proveernos su información personal) usted está otorgando su consentimiento para la  recopilación, almacenamiento, uso, difusión, transmisión y transferencia de sus Datos Personales en acuerdo a las disposiciones de la Ley de Protección de Datos Personales de Colombia prescrita por la Ley 1581 del 2012, Decreto 1377 del 2013, Decreto 1074 del 2015 y demás leyes aplicables en relación a la Protección de Datos Personales  (“CDPR”).

Con respecto al procesamiento de sus Datos personales, Aprio va a actuar como un Controlador de Datos en acuerdo al Artículo 3 de la Ley 1581 del 2012.

En cualquier momento, Aprio podrá solicitar Datos Sensibles, debidamente informando al Sujeto de Datos, al momento de recoger los datos solicitados que los mismos tienen esta naturaleza y especificar cuáles son los tipos de Datos Sensibles que se van a recoger.

Nuestra Compañía – Quienes Somos y Que Hacemos

Somos una compañía de servicios integrales de asesoramiento empresarial y contabilidad pública certificada que asesora a sus clientes y asociados a alcanzar el siguiente nivel. Nuestros asociados trabajan en equipos integrados de asesoramiento, auditoria*, impuestos, outsourcing, soluciones de talento y servicios privados al cliente, aportando las mejores ideas y compromiso personal a cada cliente. A través de diferentes enfoques, Aprio combina una experiencia demostrada, conocimiento profundo y previsión estratégica para industrias tales como Producción y Distribución; Sin fines de lucro y Educación; Servicios Profesionales; Inmobiliaria y Construcción; Ventas al Detal, Franquicias e Industria Hotelera; y Tecnología y Blockchain. Con sede en Atlanta, Georgia, Aprio ha crecido y actualmente cuenta con más de 2000 asociados.

¿Qué tipo de Información Personal Recopilamos?

Podemos recabar información personal sobre usted mientras llevamos a cabo nuestro negocio y durante nuestras diversas transacciones con usted, incluyendo cuando esté utilizando este sitio web, cuando se ponga en contacto con nosotros o nos solicite información, cuando contrate nuestros servicios o como resultado de su relación con uno o varios de nuestros empleados o clientes. A continuación, le explicamos las razones por las cuales recabamos sus datos personales:

  • Permitirnos prestarle servicios eficaces y puntuales.
  • Orientarnos en mejorar la calidad de los servicios que prestamos a nuestros clientes.
  • Ayudarnos a satisfacer sus solicitudes y a investigar y/o responder a sus preguntas.
  • Verificar su identidad.
  • Permitirnos cumplir con nuestras obligaciones legales o contractuales hacia usted y hacerlas cumplir.
  • Cumplir las leyes, reglamentos, órdenes y procesos judiciales aplicables, así como otros requisitos administrativos o reglamentarios.
  • Facilitar el proceso de selección o contratación de personal y cualquier otro proceso de gestión de recursos humanos.
  • Proteger su seguridad y privacidad, la de terceros y la de otros clientes; y
  • Permitirnos hacer uso de estos según lo exijan o autoricen las leyes y reglamentos aplicables.

En el caso de los visitantes a nuestro sitio web, la siguiente información personal podría ser recabada de usted: nombre, empleador/empresa y cargo o posición; información de contacto (incluyendo números de teléfono, dirección postal/física, dirección de correo electrónico); información demográfica y demás información relevante.

En el caso de los clientes particulares a los que nuestra compañía presta servicios en la actualidad o posibles clientes particulares, la siguiente información personal podría ser recabada de usted: nombre; nombre del empleador/compañía y cargo o posición; información de contacto (incluyendo números de teléfono, dirección postal/física, dirección de correo electrónico); detalles de pago; información sobre asuntos/transacciones que usted refiera a nuestro despacho y que nos permitan prestarle servicios; información relevante que podamos necesitar para conocerle mejor como cliente y según exijan las leyes y reglamentos; datos que nos provea para reuniones y eventos (incluyendo información nutricional que pueda estar relacionada con su salud y/o afiliación o creencias religiosas); y cualquier otra información que pueda ser necesaria para permitirnos prestarle los servicios requeridos o solicitados.

En el caso de posibles candidatos, la siguiente información personal podría ser recabada de usted: nombre (y si aplica, trabajo actual y cargo o posición), información de contacto (incluyendo números de teléfono, dirección postal/física, dirección de correo electrónico), su resume/ currículum vitae (CV), documentos relacionados con su historia laboral y formación académica, y demás información pertinente que nos permita evaluar sus cualificaciones y aptitud para el empleo.

¿Cómo utilizamos su Información Personal?

Aprio va a solicitar un consentimiento previo e informado de los Sujetos de Datos, informándoles acerca de los propósitos específicos del Procesamiento para el cual dicho consentimiento se solicita, salvo en el caso de que alguna de las excepciones previstas en el Artículo 10 de la Ley 1581 del 2012 se aplica para los propósitos del procesamiento.

Aprio realizará el procesamiento de Datos Personales provisto por los el Sujeto de Datos. En términos generales, Aprio va a recopilar, almacenar, utilizar, difundir, transmitir y transferir los Datos Personales que procesa. Es importante resaltar que esta información solo podrá ser utilizada por Aprio, sus empleados, consultores, asesores, compañías afiliadas al grupo y socios comerciales y estratégicos expresamente autorizados por la Compañía que necesiten acceso a dicha información.

Medidas de Seguridad para Garantizar la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de su Información Personal

Nuestro compromiso de proteger su información personal se complementa mediante la aplicación de medidas de seguridad organizativas, físicas y técnicas adecuadas que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de su información personal. Estas medidas de seguridad han sido integradas dentro de los sistemas, procesos y procedimientos de Aprio. Pero aún más importante, es el compromiso de Aprio por mantener la confidencialidad, integridad y seguridad de la información personal que usted nos proporcionó para que podamos prestarle a usted, nuestro cliente, servicios completos financieros y de planificación. Al usted proporcionarnos información personal, consideramos necesario que conozca nuestras políticas para proteger la confidencialidad de dicha información. La siguiente información resume la política de privacidad de Aprio en cuanto a la recopilación, uso, conservación y seguridad de su información personal.

¿Con Quién Compartimos/ Divulgamos su Información Personal?

Somos una compañía de servicios integrales de asesoramiento empresarial y contabilidad pública certificada que asesora a sus clientes y asociados, y cualquier información que recopilamos o que ustedes nos provean podrá ser compartida y procesada por cualquiera de las filiales de Aprio o terceros/entidades autorizadas. Además de sus filiales o terceros/entidades autorizadas, podemos compartir y procesar su información personal con cualquiera de las siguientes categorías de partes autorizadas de Aprio (la lista que sigue tiene carácter enunciativo más no limitativo):

  • Consultores y asesores/consejeros externos, tales como asesores legales/abogados, contadores y auditores locales y extranjeros.
  • Entidades gubernamentales/reguladores y autoridades de orden público.
  • Terceros a los que contratamos para determinados servicios, incluyendo, pero sin limitar, servicios de procesamiento de documentos, proveedores de sistemas de informática o software, proveedores de servicio de soporte informático y proveedores de almacenamiento de documentos e información.
  • Terceros que hemos utilizado en el curso de los servicios que prestamos a clientes, tales como empresas que nos ayudan a manejar su cuenta o cuentas y a procesar las transacciones que usted solicita.
  • Proveedores de servicios postales, mensajería y Courier.

¿Por Cuánto Tiempo Conservamos su Información Personal?

Conservaremos su información personal mientras se mantengan los fines para los que la recopilamos y procesamos y hasta que se hayan cumplido dichos fines, a menos que resulte necesario conservarlos durante un lapso mayor de tiempo para cumplir una obligación legal o contractual.

Sus Derechos Como Sujeto de Datos

Como un Sujeto de Datos, tiene los siguientes derechos según el CDPR:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales en poder de los Controladores o Procesadores de Datos. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no esté autorizado.
  • Solicitar una prueba del consentimiento otorgado al Controlador de Datos, a menos que esté expresamente exento como requerimiento para el procesamiento, tal como lo dispone el Articulo 10 de la Ley 1581 del 2012.
  • En caso de solicitarlo, el Controlador de Datos informará sobre el uso que se ha hecho de sus Datos Personales.
  • Presentar demandas frente a la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimiento de la Ley 1581 del 2012 y demás leyes que modifican, añaden o complementan dicha ley.
  • Revocar el consentimiento y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que requiera que el Sujeto de Datos permanezca en la base de datos.
  • Acceder gratuitamente a sus Datos Personales que hayan sido objeto de procesamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las políticas de procesamiento.

Procedimientos a seguir por el Sujeto de Datos para ejercer sus Derechos sobre los Datos Personales

El Sujeto de Datos podrá ejercer sus derechos en relación con sus Datos Personales proporcionados a través del área asignada para la atención de solicitudes, consultas y quejas sobre Datos Personales dentro de Aprio. El Sujeto de Datos podrá ejercer dichos derechos de la siguiente manera:

A) A) Procedimiento para realizar consultas (solicite prueba de consentimiento, conozca cual es la información que se ha recopilado y el procedimiento que ha sido aplicado)

  • La consulta será analizada para verificar la identificación del Sujeto de Datos. Si la consulta es realizada por una persona distinta al Sujeto de Datos y no se acredita que actúa en nombre del Sujeto de Datos de acuerdo con la legislación vigente, la consulta será rechazada.
  • El Sujeto de Datos, sus sucesores, representantes y/o apoderados podrán presentar solicitudes sobre los Datos Personales que se encuentran almacenados en la base de datos de Aprio, en base a las siguientes normas:
  • Todas las consultas serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no sea posible atender la consulta en este plazo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, y se le indicará la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá exceder de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

B) B) Procedimiento para presentar reclamos para actualizar, corregir, suprimir o revocar consentimiento.

El Sujeto de Datos o su sucesores, que considere que la información contenida en la base de datos de Aprio debe ser actualizada, corregida o suprimida, o que encuentre un incumplimiento de cualquiera de los deberes, puede presentar un reclamo bajo las siguientes normas:

  • La solicitud será analizada para verificar la identidad del Sujeto de Datos. Si la solicitud es realizada por una persona distinta al Sujeto de Datos y no se comprueba que dicha persona actúa en nombre del Sujeto de Datos de conformidad con la legislación vigente, la solicitud será rechazada.
  • El reclamo deberá contener la siguiente información: (i) La identificación del Sujeto de Datos; (ii) Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto); (iii) Los documentos que acrediten la identidad del Sujeto de Datos, o la representación; (iv) La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que el Sujeto de Datos pretende ejercitar alguno de sus derechos; (v) La descripción de los hechos que motivan el reclamo; (vi) Los documentos en que se apoya; (vii) Firma y número de identificación.
  • Si el reclamo está incompleto, Aprio requerirá que el Sujeto de Datos subsane las deficiencias en un plazo de cinco (5) días desde la recepción del reclamo. En caso de que transcurran dos (2) meses desde la fecha de la solicitud de información sin que el solicitante haya aportado la información requerida, se entenderá que el Sujeto de Datos desiste de su reclamo.
  • En caso de que el departamento que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, el mismo se remitirá al departamento correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, y se informará al Sujeto de Datos de la situación.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, en un plazo de dos (2) días hábiles, una nota que indique «reclamo en trámite» y el motivo de este. Esta nota deberá mantenerse hasta que se resuelva el reclamo.
  • El plazo máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

El Sujeto de Datos tiene derecho, en cualquier momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales. La supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de las bases de datos, de acuerdo con la solicitud del Sujeto de Datos. El derecho de supresión no es absoluto, y Aprio podrá negar su ejercicio en los siguientes casos: (i) El Sujeto de Datos tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o el Controlador de Datos tiene una obligación legal o contractual de mantener los Datos Personales; (ii) La supresión de los Datos Personales obstruye procedimientos judiciales o administrativos relacionados con obligaciones tributarias, la investigación y persecución de delitos, o la actualización de sanciones administrativas; (iii) Los Datos Personales son necesarios para proteger los intereses legalmente protegidos del Sujeto de Datos, para llevar a cabo una acción de interés público, o para cumplir con una obligación legal adquirida por el Sujeto de Datos o el Controlador de Datos.

Fecha de Entrada en Vigor

Esta Política de Privacidad entrará en vigor a partir del 1ero de abril, 2024.

Cambios a esta Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad podrá ser actualizada periódicamente. Favor revise periódicamente esta Política de Privacidad para estar informado de las últimas actualizaciones.